El control de recepción APPCC, entrega a entrega, sin cuaderno.
El repartidor se marcha y la entrega ya está anotada: proveedor, temperatura de congelados y refrigerados, foto del albarán, nombre y hora. Una caja de merluza a +7 °C, y la tableta pregunta qué hace con ella antes de dejarle validar. El proveedor recibe la reclamación, con las fotos, en un toque.
Sin tarjeta. Basta una tableta Android normal.
El control de recepción, hecho mientras el repartidor descarga
Lo que entra por la puerta de servicio decide todo lo demás. El sistema APPCC espera un control en cada entrega, constancia de lo que se revisó y la prueba de que un producto dudoso nunca llegó a la cocina.
Lo que pide la normativa
El control de recepción es un punto del sistema de autocontrol APPCC que exige el Reglamento (CE) 852/2004: temperatura de los congelados (−18 °C, con la tolerancia admitida durante el transporte), de los refrigerados según el producto, estado de los envases, fechas, etiquetado. Cada entrega deja constancia, y cada rechazo dice por qué.
El problema del cuaderno
El cuaderno de recepción anda por una esquina de la barra. El repartidor tiene prisa, se firma el albarán, ya se mirará luego. La temperatura no se toma, el rechazo de una caja se queda en palabras, y tres semanas después no hay forma de demostrar que las gambas llegaron a +8 °C y volvieron al camión.
Lo que cambia con Tracito
Cada proveedor tiene su ficha, cada entrega su línea: congelado, refrigerado, seco, y la foto del albarán. Un producto fuera de rango no se puede validar sin decir qué se hace con él. El proveedor recibe la reclamación con las fotos, y el registro lo guarda todo, fechado y firmado.
Ajustar una vez, controlar lo que dura una descarga
La idea de Tracito: los proveedores y los límites se dejan listos al principio, y después el equipo solo anota tres temperaturas y hace una foto. Ninguna opción en pantalla cuando la furgoneta está en la puerta.
Sus proveedores, sus límites
Al empezar, crea sus proveedores: el mayorista, la carnicería, el frutero, la pescadería. Para cada uno, el día de reparto habitual y la dirección de correo a la que irán las reclamaciones. Los límites de recepción vienen propuestos: ≤ −15 °C para el congelado (la tolerancia admitida en la entrega), ≤ +4 °C para el refrigerado. Los ajusta si su plan APPCC lo indica.
Un proveedor que cambia de correo, un límite más estricto para la carne picada: todo se modifica después desde la tableta o desde su espacio en línea.
Controlar: tres temperaturas y una foto
El repartidor descarga, quien recibe elige el proveedor, hace la foto del albarán y anota lo que llega: la temperatura del congelado, la del refrigerado y el seco si lo hay. Cada línea es opcional, el panadero no trae congelados. Las tres líneas y la foto, y un solo «Validar» con el nombre y la hora: la entrega pasa a la lista del día.
La tableta funciona sin red: en la puerta de servicio o al fondo del almacén, la entrega se guarda en la tableta y sale sola en cuanto vuelve la conexión. ¿Tres furgonetas en una mañana? Se encadenan y se validan una detrás de otra.
Fuera de rango: decir qué pasa con el producto
El refrigerado llega a +6 °C cuando el límite es +4 °C: la línea se pone en rojo y la entrega no se puede validar sin una acción correctiva. Quien recibe elige qué se hizo: producto rechazado y devuelto al repartidor, producto destruido, aceptado con reserva anotada en el albarán, reclamación al proveedor, reposición solicitada. Después la causa (cadena de frío rota, envase dañado, fecha de caducidad pasada, error de cantidad, sin etiquetado), el destino del producto, una foto de la caja y una nota si hace falta.
Eso es exactamente lo que el registro tiene que mostrar: el problema, la hora, la persona, la decisión. El gerente recibe un aviso en su móvil.
El registro, y la reclamación que sale con las fotos
Cada entrega validada pasa al registro del módulo: hora, nombre, proveedor, temperaturas, conformidad, acción correctiva. Nada se borra: una entrega anulada sigue visible, tachada, con quién la anuló y cuándo. El registro sale en PDF o se envía por correo, para el periodo que elija: el día, la semana, el mes, el año.
Ante un rechazo, «Avisar al proveedor» prepara el correo de reclamación: marca una o varias entregas del mismo proveedor de los últimos sesenta días, y sale un único mensaje con las temperaturas tomadas y todas las fotos. Se acabaron las llamadas olvidadas y los abonos que nunca llegan.
Sabe lo que ha entrado, sin estar en la puerta
- El día en una pantalla. Las entregas del día, proveedor por proveedor: lo aceptado, lo rechazado o lo admitido con reserva, quién lo hizo y a qué hora.
- Un aviso cuando algo falla. Una entrega fuera de rango llega a su móvil con el proveedor, la temperatura, la persona y la decisión tomada. Usted elige las horas de silencio.
- El modo Inspección. Entregue la tableta al inspector de sanidad: una vista de solo lectura, el registro de recepciones con las fotos de los albaranes, las no conformidades del periodo, el expediente completo en PDF.
- El balance por correo. Cada lunes y a principio de mes: las entregas controladas, los rechazos, las reclamaciones enviadas, módulo por módulo.
- Desde su espacio en línea. Los mismos registros, los proveedores y los límites, varios establecimientos, un asesor invitado en modo lectura.
Se adapta a sus proveedores, y no al revés
Límites según su país
Los valores de la normativa europea vienen propuestos de serie: ≤ −15 °C en la entrega para el congelado, ≤ +4 °C para el refrigerado. Un establecimiento en México recibe los de la NOM-251, uno en Estados Unidos los del FDA Food Code en °F. Puede ajustar cada límite: cada entrega conserva el que estaba vigente ese día, aunque lo cambie después.
Congelado, refrigerado, seco: solo lo que llega
Cada línea es opcional. El frutero solo trae refrigerado, el distribuidor de bebidas solo seco: se anota lo que viene en la furgoneta, y el registro muestra solo eso. Ninguna casilla vacía que justificar.
Varios rechazos, un solo correo
¿Un proveedor que falla dos veces en el mes? La pantalla «Rechazos por comunicar» agrupa sus entregas rechazadas de los últimos sesenta días. Marca las que quiera, sale un único mensaje, con todas las fotos y las temperaturas tomadas.
Una tableta para todo el equipo
Sin cuenta ni contraseña por persona: quien recibe la mercancía elige su nombre al validar, y ese nombre es el que figura en el registro. Varias tabletas y móviles pueden usarse en la misma cocina, y cada uno ve las entregas de los demás.
Las respuestas detalladas están en el centro de ayuda
- ¿Cómo registro una entrega?
- ¿Cómo añado un proveedor, su día de entrega y su correo?
- ¿Qué umbrales se aplican al congelado y al fresco en la recepción, y cómo los cambio?
- ¿Qué hago cuando una entrega está fuera de norma?
- ¿Cómo envío la reclamación al proveedor con las fotos?
Todas las preguntas del módulo: centro de ayuda › Recepción.
Su próxima entrega, controlada
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el cuaderno se acabó